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Debitoren und Kreditorenbuchhaltung sowie die Notwendigkeit der doppelten Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung ist für viele Unternehmen in Deutschland obligatorisch; lediglich Existenzgründer und Freiberufler können, sofern der Umsatz pro Jahr nicht zu hoch ausfällt, auf die doppelte Buchhaltung verzichten und mit einer Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt Rechenschaft ablegen.

Die Grenze der jährlich zu erwirtschaftenden Umsätze ist jedoch sehr niedrig angesetzt und erlaubt somit zumeist nur im ersten Jahr der erfolgreichen Existenzgründung die Umgehung der doppelten Buchhaltung. Es gibt einige weitere Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen, die jedoch hier nicht weiter erläutert werden sollen.

Neben der doppelten Buchhaltung ist es in größeren Unternehmen Gang und Gäbe, dass die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche aufgegliedert wird. So gibt es oftmals zuständige Personen für die Debitorenbuchhaltung und für die Kreditorenbuchhaltung, die sich jeweils auf diese Teilbereiche spezialisiert haben. Bei der Debitorenbuchhaltung geht es darum, das Forderungsmanagement des Unternehmens gegenüber seinen Kunden unter Kontrolle zu halten, das Mahnwesen auszulösen und im Zweifelsfall die Vorgänge dem zuständigen Inkassounternehmen / Rechtsanwalt zu übergeben. Automatisiert erstellt die Debitorenbuchhaltung somit Übersichten über Zahlungseingänge, zu erwartende Zahlungseingänge in den kommenden Wochen, Zahlungsausfälle durch Kunden und den aktuellen Stand der jeweiligen Mahnläufe. Da im Schnitt etwa 5% aller Kunden spät, erst nach mehrfachem Anmahnen oder vereinzelt nie bezahlen, ist die Debitorenbuchhaltung ein sehr wichtiger Bereich in der Administration eines Unternehmens.

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Ausgaben, die das Unternehmen gegenüber seinen Gläubigern zu tilgen hat. Hier werden die Informationen verwaltet, welche Beträge wann zu überweisen sind, welche Summen nach Möglichkeit umgeschuldet werden sollten und welche Zahlungen aufgrund ausbleibender Kundenschulden noch nicht beglichen worden sind.
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich dabei allerdings nicht nur mit Krediten, die das Unternehmen tilgen muss, sondern auch mit den offenen Posten, die zum Beispiel durch Wareneinkäufe entstanden sind. Die doppelte Buchhaltung fügt diese Teile zusammen und ermöglicht es dem Unternehmen so, dem Finanzamt Auskunft zu geben.

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